A PR folyamatban használt kiadványok megtervezésénél legfontosabb a mondanivaló (üzenet) megfogalmazása.

Az üzenet kialakításakor ki kell találni, hogy a kommunikáció során a célcsoportnak „ki”, „mit” és „hogyan” mondjon. E hármas kérdés a tartalom és a forma egységére hívja el a figyelmet.

Az üzenet lényege általában egy, a vevő számára előnyös ajánlat, amivel ő azonosulni tud.

Ha a hármas kérdésre megszületik a válasz, a következő lépés a kiadvány megtervezése, amelynek az alábbi szakaszai vannak:

-    a tematika elkészítése,
-    a tematika elbírálása, szerzői megállapodás,
-    a kézirat fogalmazványának elkészítése,
-    a kézirat tisztázása és leadása.

Második lépés a kiadványok kivitelezése, vagyis a nyomdai megjelenítés.

Nézzük meg először a tervezés szakaszait.

A kiadványok megtervezése

A tematika a mű vázlatát – a kiadvány jól tagolt tartalomjegyzék tervezete alapján – tartalmazza, áttekinthető formában foglalja össze mindazokat a kérdéseket, amelyekkel majd a mű foglalkozik.

A tematika alapján történik a döntés a kiadvány megjelentetéséről.

A döntés két részből áll:
-    szakmailag elfogadható-e?
-    gazdasági szempontok figyelembevételével célszerű-e megíratni?

Kedvező döntés után következik a szerzői megállapodás, vagyis a tervezésre való megbízás.

A kézirat felépítésénél a következőkre kell ügyelni:
-   a kézirat tagolt és áttekinthető legyen,
-    a kézirat legyen eredeti,
-    a szöveg, az ábrák, az ábraaláírások, a táblázatok, a fotók és fotóaláírások összhangban legyenek,
-    tartsuk be a helyesírási szabályokat.

A következő lépés a kézirat tisztázása, vagyis nyomdakész legépelése. Itt figyelembe kell venni mindazokat a szempontokat, amelyek a végleges kivitelre vonatkoznak (szöveg és ábra tördelése, kiemelés, színezés stb.).

A gépelés után nagyon fontos a legépelt kézirat ellenőrzése, kiegészítése, kijavítása.

Az ellenőrzés után a kézirat nyomdába adható.

Szokásos lépés még a kéziratok szakértővel történő lektoráltatása.

A lektor a kéziratot elsősorban szakmai és tematikai szempontból ellenőrzi, majd javaslatot tesz az elfogadásra, vagy a javításra, illetve átdolgozásra.

A kiadványok előállítása

A kiadványok előállítása legtöbbször nyomdai úton történik, amely – a számítástechnika és nyomdatechnika napról napra történő fejlesztése következtében – nagyon széleskörű szolgáltatásokat jelent.

A mai viszonyok között a nyomdai szolgáltatással foglalkozó vállalkozások között éles konkurenciaharc alakult ki, ezért több helyről kell ajánlatot kérni, figyelembe véve a szolgáltatás minőségét, a határidőt és az árat.

Az előállítás folyamatában nagyon lényeges az ellenőrzés.

A kiszedett szövegről, ábráról, táblázatról nyomás előtt levonatok készülnek, amelyeken a hibák korrigálhatók.

A korrigált levonat az ún. korrektúra.

Az ellenőrzés után elkészülhet a megrendelt darabszámú kiadvány.